O afacere implică nenumărate procese ce sunt însoțite de documente realizate, utilizate și stocate de departamente diferite.
Astfel, devine obligatoriu managementul corect al datelor , pentru ca activitatea să se desfășoare în condiții optime. Neînțelegerea procesului de depozitare documente poate genera consecințe grave. Ultimii ani însă ne-au demonstrat că externalizarea activității de arhivare documente oferă oricând beneficii importante firmelor și companiilor.
Conștientizând că externalizarea înseamnă economie de timp și bani, astăzi aducem în prim plan o listă cu avantajele implicite.
Vezi și Avantajele serviciului de emitere adeverințe de vechime.
Ca de obicei, experții SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare vin cu argumente puternice, menite să sublinieze importanța colaborării cu unități autorizate de Arhivele Naționale.
Cunoaștem cu toții faptul că există un cadru legal ce reglementează modalitatea de păstrare a documentelor precum și perioadele de conservare, în funcție de natura și importanța lor. De aceea, externalizarea activității de arhivare capătă semnificație relevantă, întrucât se elimină riscurile pierderii sau deteriorării documentelor, iar arhiva expirată va fi distrusă la timp, de personalul instruit, evitându-se așadar, costurile inutile.
Apoi, externalizând arhiva către o firmă de arhivare autorizată, se eliberează spațiul dedicat depozitării interne, fapt ce atrage, în cele mai multe cazuri, economii financiare considerabile, în timp ce angajații vor lucra pentru profitul companiei.
Mai mult decât atât centrele de depozitare sunt special proiectate pentru acest scop, fiind prevăzute sisteme de prevenire a deteriorării actelor. Condițiile optime de securitate protejează documentele arhivate împotriva furtului sau distrugerii accidentale ori rău intenționate. Prin urmare externalizarea activității de arhivare garantează păstrarea în siguranță a datelor companiei, monitorizare și pază neîntrerupte.
Vezi și Ce presupune scanarea și conversia digitală profesională a documentelor?
Bineînțeles că accesul la documente se va face într-o manieră rapidă și comodă, așa încât niciodată nu vă veți confrunta cu situația neplăcută de a pierde timp și bani. Acest lucru se traduce prin vizibilitate optimă asupra documentelor organizației și simultan, prin confidențialitate în administrarea arhivei.
Înțelegând că fiecare client este unic, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare se pliază pe cerințele sale, oferind cele mai puternice beneficii.