“Unde-i lege, nu-i tocmeala” si Legea Arhivelor Nationale stipuleaza clar obligatiile legale pe care fiecare entitate sau firma le are referitor la documente.
Cadrul legislativ prevede toate documentele create sau detinute de organe de stat, societati publice si private, organizatii economice si socio-culturale, organizatii cu caracter religios, organizatii militare, profesionsiti si persoane fizice autorizate care desfasoara o activitate in baza unei legi.
Sectiunea III din legea Arhivelor Nationale stipuleaza clar “Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente”. Informatia este structurata pe sectiuni privind:
📌 Evidenta documentelor
📌 Selectionarea documentelor
📌 Pastrarea documentelor
📌 Depunerea documentelor la Arhivele Nationale
Toate organizatiile mai sus mentionate si firmele de orice marime au obligatia de a respecta legislatia din domeniul arhivarii. Informatia este complexa, deloc simpla, atat in ceea ce priveste documentele ce necesita arhivare cat si in ceea ce priveste conditiile de arhivare a documentelor si pregatirea si autorizarea personalului care se ocupa de arhiva. Iata de ce externalizarea arhivei catre un furnizor de servicii specializate este o alegere inteleapta.
Toate firmele care emit sau pastreaza documente au obligativitatea de a asigura conditii optime de pastrare a documentelor, sistemele pentru prevenirea si stingerea incendiilor fiind obligatorii.
Standardele de siguranta privesc atat spatiile de depozitare a arhivelor cat si personalul si modul in care acesta gestionaza documentele pentru a fi pastrate in buna stare si pentru a face usoara accesarea de documente la nevoie.
Alte prevederi din Legea Arhivelor Nationale
In cadrul Legii 16/1996 sunt stipulate toate conditiile pentru pastrarea si conservarea arhivelor pe termen lung. Astfel, documentele se pastreaza in cutii speciale de arhivare, ordonate conform Nomenclatorului Arhivistic. Ordonarea documentelor se face cronologic, in functie de termenele de pastrare si de necesitatile personalizate ale fiecarei companii sau firme in parte.
Un management eficient al unei arhive presupune cunoasterea cadrului legislativ si a proceselor arhivistice care fluidizeaza accesul la documente si optimizeaza procesele interne.
Tocmai de aceea recomandam alegerea unui furnizor de servicii de depozitare si arhivare documente care detine autorizatie de functionare din partea Arhivelor Nationale.
Pentru detalii, avantaje, costuri sau o evaluare GRATUITA a arhivei, apeleaza cu incedere la serviciile celor de la SDA – Depozitare si arhivare.
La final, te indemn sa citesti si articolul „De ce sa soliciti o evaluare gratuita a arhivei?”