În conformitate cu LEGEA ARHIVELOR NAȚIONALE NR. 16/1996 (cu modificările și completările ulterioare), emitenții de documente sunt obligați să păstreze documentele pe perioade diferite, reglementate în funcție de tipologia și importanța lor. Organizațiile au opțiunea de a-și amenaja propriile spații pentru depozitarea documentelor, respectând normele legale, sau de a externaliza managementul arhivei prin intermediul unui furnizor acreditat de servicii.
Însă, înainte de a decide care opțiune este cea mai potrivită pentru compania ta, există mai multe aspecte importante de luat în considerare atunci când vine vorba de arhivarea documentelor la sediul propriu.
Ce presupune arhivarea la sediul propriu?
Un prim aspect important este reprezentat de costurile implicate în investițiile în infrastructură și cele operationale, precum spațiul fizic dedicat depozitării arhivei, sistemul de prevenire a incendiilor, sistemul antiefracție și de control al accesului, precum și pregătirea personalului, în conformitate cu normele în vigoare. Este bine să luăm în calcul că fiecare organizație are obligația de a desemna un responsabil de arhivă. Pregătirea, atestarea și perfecționarea persoanelor responsabile cu activitatea de arhivare se realizează prin cursurile realizate de operatorii economici autorizați.
De asemenea, timpul pierdut cu identificarea și găsirea documentelor dorite poate fi semnificativ. Este necesar să se implementeze un sistem bine pus la punct de organizare și îndosariere pentru a evita prejudicierea imaginii companiei sau pierderile financiare nedorite.
De asemenea, trebuie să fie acordată o atenție deosebită gestionării defectuoase a arhivei, care poate duce la pierderea unor documente esențiale (financiar-contabile, de resurse umane, constitutive) și poate genera costuri semnificative pentru refacere. Procedura poate consuma timp și poate implica cheltuieli majore. În plus, arhivarea în spații inadecvate poate accelera degradarea fizică și deteriorarea în timp a documentelor cauzată de factori precum praf, umiditate sau seisme.
Ce presupune externalizarea serviciilor de arhivare?
Este important să ai grijă de documentele și informațiile companiei tale. Tocmai de aceea iti recomandam să le depozitezi și să le gestionezi într-un mod sigur și eficient. Prin colaborarea cu un furnizor autorizat în domeniul serviciilor profesionale de arhivare, în speță SDA- SERVICII DE DEPOZITARE SI ARHIVARE, vei putea beneficia de mai multe avantaje, cum ar fi un pachet de servicii personalizate în funcție de necesitățile reale ale companiei, acces securizat și rapid la documentele arhivate, siguranță în ceea ce privește păstrarea documentelor pe termen lung și nu în ultimul rand, eficientizarea timpului pierdut de angajați cu căutarea documentelor în arhivă.
În plus, folosind un management corect al arhivei, dacă acesta este aplicat în baza unei soluții adaptate companiei, poate atrage economii importante. Este vital să ai în vedere respectarea legislației în vigoare, creșterea și dezvoltarea activității și realizarea de economii la buget.
Dacă dorești să afli mai multe despre organizarea eficientă a activității de arhivare și cum poți face economii prin optimizarea acesteia, poți consulta ghidul gratuit „Cum faci economii optimizând activitatea de arhivare?” oferit de SDA- SERVICII DE DEPOZITARE SI ARHIVARE.
Concluzie
Arhivarea documentelor reprezintă o activitate importantă pentru companii, iar alegerea între amenajarea spațiului propriu sau externalizarea managementului arhivei trebuie să fie făcută după o analiză atentă a costurilor și a riscurilor implicate.