Ce conditii trebuie sa indeplineasca spatiile in care se conserva arhiva

Un subiect ce poate fi dezbătut la nesfârșit, cel despre arhivarea documentelor, ridică o nouă întrebare : ce condiții trebuie să îndeplinească spațiile de depozitare arhivă?

Conform Legii Arhivelor Naționale, păstrarea și conservarea actelor se realizează în unități special amenajate și dotate la cele mai înalte standarde, cu scopul de a oferi un grad maxim de securitate și siguranță.

Astfel, într-un spațiu de depozitare arhivă autorizat se asigură :

🧷Sisteme complexe de prevenire și stingere a incendiilor
🧷Ventilație naturală și sisteme de ventilație artificială
🧷Sisteme de monitorizare permanentă a temperaturii și umidității
🧷Sisteme de alarmă, pază și supraveghere continuă
🧷Infrastructură proiectată să reziste la cutremur

Mai mult decât atât, acesta va avea autorizație PSI și certificări ISO, în timp ce planificarea logistică va fi efectuată de specialiști.

Un spațiu de depozitare arhivă beneficiază de zone delimitate fizic, conform principalelor circuite funcționale ale arhivei în depozit: primire-pregătire, camere de lucru, depozite, sala de studiu și evacuare.

Să nu uităm de sistemul informatizat de evidență a arhivei, de cutiile numerotate cu coduri de bare și depozitate pe rafturile special amenajate.

Accesul se face pe bază de carduri magnetice și doar de către personalul autorizat,asigurându-se astfel păstrarea în condiții de maximă siguranță a documentelor prelucrate. Sigur că managementul unui astfel de depozit este susținut de un soft extrem de bine dezvoltat, datorită căruia întreaga procedură nu mai înseamnă presiune suplimentară pe umerii părților implicate.

Așadar, respectarea regulilor de organizare și administrare a spațiilor de depozitare arhivă conduce la:

🧷Identificarea cu ușurință a documentelor necesare
🧷Reorganizarea arhivei la intervale de timp
🧷Urmărirea circuitului unităților arhivistice (vorbim aici despre intrare, depozitare, ieșire din depozit)
🧷Gestionarea gradului de ocupare a spațiilor de depozitare
🧷Emiterea de rapoarte, statistici, analize și sinteze.

În consecință, pentru a evita neplăcerile cauzate de cheltuieli, timp alocat și efort nejustificat, alegeți să colaborați cu firme acreditate, în speță, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare, companie reprezentativă în domeniul serviciilor de arhivare.

Autor: eon
Acest site folosește cookie-uri pentru a vă oferi o experiență cât mai bună. Prin continuarea navigării sunteți de acord cu folosirea acestora.