Ce presupune scanarea și conversia digitală profesională a documentelor?

Dezvoltarea și utilizarea tehnologiei, în speță a internetului, au eliminat barierele în comunicare, permițând dezvoltarea economiilor. În ciuda dezbaterilor pro și contra, legate de efectele acesteia, admitem că, într-o companie care trebuie să respecte legea referitoare la păstrarea documentelor, o arhivare electronică devine absolut necesară.

Într-un mediu ce se adaptează continuu la tehnologie, digitalizarea presupune, de fapt, transformarea complexă a afacerii.

Prin scanarea și păstrarea documentelor în format electronic se elimină riscul ca acestea să se degradeze și implicit, vor fi păstrate pe o perioadă mai mare de timp. Procesul devine benefic întrucât sporește productivitatea companiei și îmbunătățește experiența cu clienții.

Specialiștii SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare – ne-au oferit informații cu privire la etapele necesare pentru o arhivare electronică.

Citeste si articolul nostru referitor la „Depozitarea externalizată a documentelor, avantaje și economii considerabile„.

Astfel, primul pas constă în scanarea documentelor existente în arhiva dumneavoastră și conversia lor în format digital. Se începe cu pregătirea filelor ce urmează a fi scanate, prin îndepărtarea părților metalice și a paginilor albe. În același timp, actele vor fi ordonate în dosare, se vor denumi fișierele, stabilindu-se, așadar, structura arhivei electronice.

Mai mult decât atât, în funcție de tipul și dimensiunea documentelor, puteți opta pentru scanare în mod automat sau manual.

Conform nomenclatorului arhivistic, pentru o corectă arhivare electronică, documentele vor fi organizate în foldere și stocate în siguranță pe server, cu respectarea reglementărilor tehnice și a normelor legate de securitatea și integritatea datelor.

Iar dacă dețineți documente a căror stare nu permite scanarea, ele vor fi transmise către specialiști în restaurare.

digitalizare arhiva

Există companii, asemeni celei anterior menționată, care oferă servicii complete de scanare și conversie digitală, folosind tehnologii precum OCR (Optical Character Recognition) sau ICR (Intelligent Character Recognition) în condiții de maximă calitate.

Veți înțelege cât de importantă este calitatea, deoarece documentele scanate trebuie să rămână exacte și lizibile. Din acest motiv, un software de scanare ce nu poate reprezenta corect numerele și literele, nu va fi bun.

Sigur că discuția poate continua la nesfârșit, însă voi încheia încurajându-vă să vă adaptați informațiile și să simplificați procesele de lucru în cadrul instituției. Doar flexibilitatea și competitivitatea vă vor aduce beneficii pe termen lung!

Autor: eon
Acest site folosește cookie-uri pentru a vă oferi o experiență cât mai bună. Prin continuarea navigării sunteți de acord cu folosirea acestora.