Depozitarea externalizată a documentelor, avantaje și economii considerabile

Nevoia constantă de gestionare a evidențelor din cadrul unei companii conduce la necesitatea de depozitare documente, mai exact un serviciu specializat.

Păstrarea actelor în siguranță este impusă prin ordin legislativ, însă, fiecare companie are libertatea de a alege ce metodă să folosească în acest sens. Sigur că părerile sunt împărțite astfel că, instituțiile s-au divizat în două categorii : cele care își gestionează arhiva în interiorul companiei, asumându-și riscuri și costuri suplimentare și cele care apelează la serviciile companiilor acreditate să furnizeze servicii de depozitare documente.

Vă întrebați, probabil, ce beneficii aduce o astfel de colaborare?

depozitare externalizata documente

Iată o serie de argumente care susțin externalizarea arhivării către furnizorii autorizați :

  • Mai întâi subliniem investițiile în infrastructura depozitului și în sistemul de protecție a documentelor, garantând în acest fel siguranță pe toată perioada conservării lor.
  • Depozitarea documentelor se face în cutii de carton standardizate și se păstrează în rafturi special amenajate.
  • Știm cu toții că, atunci când există o bună organizare a evidențelor unei instituții, accesul la informație se face cu ușurință, eficientizând astfel activitatea de căutare a datelor necesare.
  • Mergem mai departe și insistăm pe gradul înalt de siguranță oferit prin: sisteme de supraveghere video, instalații de prevenire și stingere a incendiilor sau acces pe bază de card magnetic.
  • Confidențialitatea informațiilor este un motiv în plus de a apela la acest tip de servicii. Astfel, fiecărei cutii cu documente i se atribuie un cod de bare ce asigură accesul rapid și permanent la informațiile arhivate.

Iar dacă toate cele de mai sus nu v-au convins încă, plusăm cu beneficiile pe care le puteți obține în procesul de depozitare documente:

– eficientizarea resurselor financiare
– dezvoltarea și creșterea activității
– optimizarea timpului de lucru al angajaților

Și nu uitați : prin identificarea continuă de soluții personalizate dezvoltați parteneriate responsabile. Profesioniștii din domeniu vor lucra pentru dumneavoastră!

Autor: eon
Acest site folosește cookie-uri pentru a vă oferi o experiență cât mai bună. Prin continuarea navigării sunteți de acord cu folosirea acestora.