În România, cadrul legal referitor la activitatea de arhivare a documentelor și termenele de păstrare stabilește foarte clar obligațiile pe care le are orice organizație, precum și procedura de lucru. Mai mult decât atât, Legea nr. 16/ 1996 face referire inclusiv la responsabilitățile din fiecare etapă, pornind de la evidența actelor până la păstrarea, selecționarea și depunerea acestora la Arhivele Naționale.
Cunoaștem deja că experții de la SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare sunt informați în permanență, astfel că astăzi ne pun la dispoziție varianta actualizată a Ghidului „Cum faci economii optimizând activitatea de arhivare?”
Parcurgând conținutul materialului descoperim o primă modificare în ceea ce privește termenul de păstrare al statelor de salarii. Astfel, Legea 195/04.07.2022 aduce o noutate, în sensul că, în anumite condiții, începând cu 01 ianuarie 2023 aceste documente se vor păstra timp de 5 ani (față de 50 ani așa cum era prevăzut anterior) dacă angajatorul depune două declarații: formularul 205 (semnificând impozitul reținut la sursă pe beneficiari de venit) și formularul 112 (referitor la obligațiile de plată a contribuțiilor sociale și impozitul pe venit).
Vezi și SDA, SERVICII COMPLETE DE MANAGEMENT AL ARHIVEI PRESTATE LA NIVEL NATIONAL
Managementul performant al arhivei are legătură directă cu eficientizarea activității de arhivare, cu modul de gestionare al datelor, ce influențează organizarea optimă și profitabilitatea afacerii. Căci o neconformitate poate genera perturbări în operațiunile zilnice, clienți nemulțumiți sau chiar sancțiuni, ca urmare a nerespectării legislației.
De aceea se recomandă colaborarea cu entități autorizate de Arhivele Naționale cu personal calificat și spații special gândite pentru activitatea de păstrare și conservare a documentelor. În acest mod, compania va face economie de timp, de bani și va evita riscul amenzilor în cazul controalelor efectuate de autoritățile de stat.
Totuși, fiecare emitent de documente are libertatea de a hotărî varianta potrivită de organizare a arhivei fără a omite aspectele ce se urmăresc cu precădere: economii la bugetul companiei, dezvoltarea și creșterea activității, eficientizarea timpului de lucru al angajaților și mai ales, respectarea legislației.
Vezi si Ce obligatii au firmele conform Legii 16/1996, Legea Arhivelor Nationale.
O altă noutate evidențiată în Ghidul SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare are legătură cu distrugerea confidențială a documentelor. Specialiștii îndeamnă la respectarea strictă a pașilor, după cum urmează:
– consultanță în vederea obținerii avizului de selecționare de la Arhivele Naționale
– colectarea și transportul securizat al actelor ce conțin informații confidențiale
– distrugere securizată cu utilaje clasificate ce împiedică reconstituirea datelor
– eliberarea certificatului de distrugere securizată și predarea deșeurilor rezultate către reciclatori autorizați.
Așadar, apelați la serviciile companiilor acreditate să furnizeze servicii de arhivare și beneficiați de soluții personalizate, gândite și aplicate în funcție de activitatea pe care o desfășurați.
SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare: Siguranță și confidențialitate!